Materialgruppenmanagement in der Beschaffung

1 Einleitung

Dieser Artikel ist eine gekürzte Version (ohne Grundlagen und Analysen) meiner Projektarbeit im Rahmen des BWL-Studiums an der Hamburger Fern-Hochschule. Das Thema war Materialgruppenmanagement, geschrieben wurde sie im Herbst 2020.

Die Projektarbeit basiert auf Betrachtungen eines international agierenden Herstellers. Auf Wunsch des Unternehmens werden sämtliche Angaben anonymisiert.

Das Ziel dieser Projektarbeit ist, die Einführung eines Materialgruppenmanagements (MGM) zu evaluieren. Mit dieser Professionalisierung des Einkaufs werden Transparenz im Einkaufsportfolio und die Möglichkeit zur strategischen Beschaffung angestrebt. Durch Bündelung der Bedarfe sollen außerdem die Beschaffungspreise gesenkt werden.

Die Forschungsfragen der Arbeit lauten daher wie folgt:

• Welche Erkenntnisse können aus der Datenanalyse auf Basis des Materialstamms und den Bestelldaten für die Umsetzung eines MGMs gewonnen werden?
• Welche Handlungsempfehlungen können, bezugnehmend auf die Ergebnisse der Analyse, für die praktische Umsetzung eines MGMs hergeleitet werden?

Die Forschungsfragen werden anhand einer Fallstudie beantwortet. Durch Analyse der Materialstamm- und Bestelldaten wird die Ist-Situation im betrachteten Unternehmen erhoben. Ausgehend von der Ist-Analyse erfolgt eine Potenzialanalyse, deren Ergebnisse anschließend interpretiert werden. Die Projektarbeit schließt mit einer Handlungsempfehlung hinsichtlich der praktischen Umsetzung und einer Schlussbetrachtung.

Alle personenbezogenen Formulierungen dieser Projektarbeit sind als geschlechtsneutral zu betrachten.

2 Grundlagen des Materialgruppenmanagements

In diesem Kapitel wird die Relevanz einer soliden Datenbasis der Stammdaten erläutert, die die Voraussetzung dafür bildet, MGM als strategisches Instrument zu nutzen. Daraufhin werden die Aufgaben von MGM und die entstehenden strategischen Möglichkeiten für den Einkauf vorgestellt. Des Weiteren wird eine Begriffsabgrenzung zwischen MGM und Warengruppenmanagement (WGM, engl. Category Management) vorgenommen.

2.1 Stammdatenmanagement als Basis

Datenqualitätsmanagement ist ein wesentlicher Faktor für den Unternehmenserfolg. Fast alle Aktivitäten in Organisationen beinhalten die Nutzung von Daten, die die Grundlagen für operative, taktische und strategische Entscheidungen bilden. Das Gelingen unternehmerischer Planungen und Entscheidungen hängt von der Güte der zugrundeliegenden Daten ab (vgl. Haug und Arlbjørn 2011, 288ff.; Hildebrand et al. 2018, 69). Aus diesem Grund kommen dem Stammdatenmanagement und der Standardisierung von Materialien eine besondere Bedeutung zu.

Normung widmet sich der Vereinheitlichung von materiellen und immateriellen Gütern. Sie stellt eine zweckmäßige Ordnung her und dient zur Information (vgl. DIN 820-1:2014-06, 1). Materialien werden im Artikelstamm hinsichtlich der Größe, Abmessung, Form, Farbe und Qualität standardisiert. Ziel ist die Reduzierung von Teilevielfalt.

Typung konzentriert sich nicht wie die Normung auf Einzelteile, sondern auf Erzeugnisse. Dabei werden z. B. Art, Größe oder Form vereinheitlicht, um die Typenvielfalt einzuschränken (vgl. Oeldorf und Olfert 2008, 95f.).

Aktuelle ERP-Systeme ermöglichen eine Klassifizierung der Produkte und Dienstleistungen im Materialstamm. Mittels Klassen können einem Material eine oder mehrere Eigenschaften zugeordnet werden. Die Klassen können eigenständig erstellt und nach Bedarf organisiert werden (vgl. SAP o. J.).

Mit dem Datenstandard ECLASS können über einen achtstelligen Code Produkte und Dienstleistungen klassifiziert werden. Mit diesem Standard ist ein branchen-, länder- und sprachenübergreifender Austausch von Daten möglich (vgl. ECLASS o. J.). Für die Nutzung dieses Systems ist eine Lizenz erforderlich.

Das Bereinigen und das Vermeiden von Dubletten sind zentrale Aufgaben bei der Stammdatenpflege. Sind Materialien mehrfach im ERP-System angelegt, ist das mit höheren Kosten verbunden:

• Erhöhter Pflegeaufwand der Stammdaten
• Mehrmalige Lagerbevorratung derselben Teile
• Mengenrabatte können nicht genutzt werden, da sich Bestellmengen verteilen (vgl. Hildebrand et al. 2018, 128f.).

2.2 Möglichkeiten durch Materialgruppenmanagement

Der Grundgedanke von MGM ist, Einsparpotenziale im Einkauf auszuschöpfen, Bedarfsträger zufriedenzustellen sowie Prozesskosten in der Beschaffung zu senken. Die Umsetzung erfolgt über ein unternehmensübergreifendes Beschaffungsmanagement. Voraussetzung ist die enge Zusammenarbeit zwischen dem Einkauf und internen Kunden sowie die aktive Unterstützung der ersten Führungsebene (vgl. Rüdrich et al. 2016, 3).

Der Aufbau der Materialgruppierung orientiert sich an den Bedürfnissen des Einkaufs bzw. an den Gütern und Dienstleistungen, die für die betriebliche Leistungserstellung beschafft werden müssen. Bei der Bildung des Nummernsystems für die Materialgruppen (MG) werden homogene Produkte und Dienstleistungen zusammengefasst und bei Bedarf mittels Untergruppen verfeinert (siehe Tabelle). Die Artikel innerhalb einer MG sollten gleich behandelbar sein. Die Gruppierung dient als Basis für die Einkaufsplanung und das Kennzahlensystem (vgl. Rüdrich et al. 2016, 26f.). Des Weiteren können MG für die Einteilung von Aufgaben und Zuständigkeiten herangezogen werden, um innerhalb der Einkaufsabteilung für eine ausgewogene Arbeitsverteilung zu sorgen.

Tabelle: Beispiel einer Materialgruppierung 1. Ebene (eigene Darstellung in Anlehnung an Rüdrich et al. 2016, 26)

Alle MG zusammen bilden das Beschaffungsportfolio des Einkaufs. Sie lassen sich analysieren und je nach Eigenschaft und Einkaufssituation zuordnen. Dafür bekannte Instrumente sind z. B. die Kraljic- und die Priorisierungsmatrix. Mit der Kraljic-Matrix (siehe Abbildung) erfolgt eine Einordnung der Gruppen in vier Klassen, welche die Bedeutung für das Unternehmen und die Schwierigkeit der Beschaffung widerspiegeln. Mit der Priorisierungsmatrix (siehe Abbildung) lassen sich die Kategorien ebenfalls in vier Klassen bezüglich des Einsparpotenzials und der Komplexität zuordnen. Auf diese Weise wird Transparenz im Einkaufsportfolio hergestellt.

Abbildung: Einordnung der MG mithilfe der Kraljic-Matrix und Priorisierungsmatrix (eigene Darstellung in Anlehnung an BME 2016, 15; van Weele und Eßig 2017, 297)

Nach der Einordnung können für die einzelnen MG Normstrategien entwickelt werden. Dabei wird ein Plan festgelegt, wie das Unternehmen für die unterschiedlichen Gruppen am Beschaffungsmarkt agiert und mit den bedeutendsten Lieferanten vorgeht. In weiterer Folge werden auf Grundlage einer Kosten-Nutzen-Analyse Prioritäten für die MG festgelegt (vgl. van Weele und Eßig 2017, 296ff.). Daraus ergibt sich, je nach Klassifizierung und Strategie, eine individuelle Behandlung der verschiedenen Gruppen im Beschaffungsprozess.

2.3 Materialgruppenmanagement versus Warengruppenmanagement

Die Begriffe MGM und WGM werden in der Literatur oft synonym verwendet. Waren sind Güter, die für den Verkauf bestimmt sind (vgl. Berwanger 2018; Vahs und Schäfer-Kunz 2015, 12). Materialien sind unfertige und fertige Erzeugnisse für die Produktion (vgl. Kummer et al. 2019, 136; van Weele und Eßig 2017; Weber 2018a). Das sind Güter, die i. d. R. vom Einkauf beschafft werden. Aus diesem Grund folgt diese Arbeit der Auffassung, dass der Begriff MGM für die Beschaffung treffender ist. Deshalb wird in weiterer Folge ausschließlich dieser Terminus verwendet.

3 Handlungsempfehlungen für die Umsetzung eines Materialgruppenmanagements in der Beschaffung

Zusammenfassend können aus den dargestellten Grundlagen und den durchgeführten Analysen folgende Handlungsempfehlungen für die Umsetzung eines MGM gegeben werden.

1. Einführung mittels Methoden des Projektmanagements

Die Einführung eines MGM-Projektes sollte anhand von Methoden des Projektmanagements durchgeführt werden, die Planung, Organisation, Führung und Steuerung beinhalten. Auf diese Weise können eine nachhaltige Umsetzung und ein Mehrwert für das Unternehmen gewährleistet werden.

• Planung: z. B. Projektstrategie, Leistungsplanung, Termin- und Kostenplanung
• Organisation: z. B. Kommunikation und Koordination, Verteilung von Aufgaben und Verantwortung, Art und Weise des Informationsflusses und der Zusammenarbeit
• Führung: z. B. Auswahl der Mitglieder des Projektteams, Entscheidungen treffen, Förderung der Zielklarheit und -akzeptanz
• Steuerung: z. B. Feststellung  des Projektfortschritts; Steuerung, Qualität, Termine, Ressourcen und Kosten; Erfolgs- und Risikofaktoren verfolgen; Maßnahmen korrigieren (vgl. Patzak und Rattay 2018, 26f.)

2. Materialgruppierung durch Spezialisten

Es wurde dargelegt, dass für die Materialgruppierung kein Ansatz gefunden wurde. Aus dem Grund sollte externe Unterstützung in Form eines Dienstleisters für Data-Analytics hinzugezogen werden. Diese Spezialisten beherrschen große Datenmengen und können über Algorithmen den Materialstamm analysieren. Folgende Möglichkeiten, je nach Anbieter, ergeben sich dadurch:

• Dubletten finden,
• Artikelstamm mit Daten anreichern,
• Materialgruppierung vornehmen inkl. Grobeinteilung der Artikel,
• Unterstützung bei der Artikelsuche für Anforderungen im ERP-System und
• Vorschlag einer passenden MG (Feineinteilung) mittels Add-on.

Mit diesem Vorgehen wird das Grundgerüst für die MG gelegt, die Qualität der Stammdaten erhöht und eine Lagerbereinigung der mehrfach geführten Ersatzteile ermöglicht. Als international anerkannter Datenstandard empfiehlt sich dafür die Verwendung von ECLASS. Die Feineinteilung der Artikel wird über ein Add-on für das ERP-System vorgenommen (vgl. Beschaffung aktuell 2019).

3. Pflege der A-Artikel priorisieren

Wie ermittelt wurde, stellen die A-Teile eine steuerbare Anzahl von Artikeln dar. Dies ist aus Sicht des Autors Ausgangspunkt für die Implementierung eines MGM für das Unternehmen. Deshalb sollte die Pflege der A-Artikel vorrangig betrieben und priorisiert werden – mit dem Ziel, eine optimale Datenqualität zu schaffen, um eine Feineinteilung der MG vornehmen zu können.

Die im ERP-System gespeicherten Preise der A-Artikel können für eine zusätzliche Kategorisierung der Artikel herangezogen werden. Die Lieferanten lassen sich in die Kategorien Hersteller, Händler und eine Mischung der beiden Formen zuweisen. Dies ermöglicht, in weiterer Folge die Materialien in Original Equipment Manufacturer (OEM), Handelsware bzw. eine Mischform einzuteilen.

4. MG-Strategie im ersten Schritt nur für A-Artikel

Der Fokus für die Erarbeitung der MG-Strategie sollte im ersten Schritt, als Weiterführung von Punkt 3, nur auf die A-Teile gelegt werden. Dabei leitet sich die MG-Strategie aus der Einkaufsstrategie und diese wiederum von der Unternehmensstrategie ab, wobei die Einkaufsstrategie selbst nicht losgelöst steht, sondern mit den anderen Unternehmensbereichen abgestimmt ist (vgl. Schuh 2014, 76ff.). Die MG-Strategie wird unter Zuhilfenahme der Kraljic-Matrix und/oder der Priorisierungsmatrix verfasst. Zu einem späteren Zeitpunkt können auch die B- und C-Teile hinzugezogen werden.

5. Beschaffung für C-Artikel vereinfachen

Die C-Artikel sind gemäß der Kraljic-Matrix Standardmaterialien, die i. d. R. leicht zu beschaffen sind und keine strategische Bedeutung haben. Die Teile haben einen erheblichen Anteil am gesamten Bestand und verursachen im Verhältnis zu den Einkaufspreisen überproportional hohe Prozesskosten. Diese gilt es zu reduzieren.

Durch nachfolgend angeführte Lösungen kann der Einkauf für C-Artikel vereinfacht werden:

• Beschaffung über katalogbasierte Plattformen,
• Bewirtschaftungslösungen und Materialausgabesystem,
• Reduzierung der Beschaffungskomplexität,
• Reduzierung der Lieferanten und
• Vereinfachung durch Standardisierung und Automatisierung (vgl. BME 2016, 16).

4 Schlussbetrachtung

Diese Projektarbeit beschäftigte sich mit der Evaluierung zur Einführung eines MGM. Für den Einkauf sollen damit Transparenz im Einkaufsportfolio und strategische Beschaffung ermöglicht und durch Bedarfsbündelung die Beschaffungspreise gesenkt werden. Die Grundlagen des MGM wurden behandelt. Dabei wurden die Relevanz des Stammdatenmanagements als Basis und die strategischen Möglichkeiten durch ein MGM aufgezeigt.

Die erste Fragestellung nach möglichen Erkenntnissen wurde in der Interpretation der Ergebnisse beantwortet. Die wesentlichen Feststellungen sind:

• Ein Ansatz für eine neue Materialgruppierung konnte nicht gefunden werden.
• Die A-Teile bilden einen möglichen Ausgangspunkt für die Umsetzung.
• Die beträchtliche Anzahl der C-Teile verursacht hohe Prozesskosten.
• Das Einsparpotenzial kann nicht eingeschätzt werden.

Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse wurde die zweite Fragestellung beantwortet und es konnten Handlungsempfehlungen für die Umsetzung entwickelt werden. Hervorzuheben ist die notwendige hohe Stammdatenqualität. Um die Qualität zu steigern und damit die Transparenz im Einkaufsportfolio zu erhöhen, wird ein externer Spezialist für Data-Analytics dringend empfohlen. Andernfalls ist die Einführung eines MGM schwer durchführbar. Als Datenstandard für die MG bietet sich der Einsatz von ECLASS an. Der Fokus sollte einerseits auf die A-Teile für die Umsetzung des MGM und andererseits auf die C-Teile in der Vereinfachung der Beschaffung liegen.

Literaturverzeichnis*

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Schuh, Günther (2014). Einkaufsmanagement. 2. Aufl. Berlin: Springer Vieweg.

Vahs, Dietmar; Schäfer-Kunz, Jan (2015). Einführung in die Betriebswirtschaftslehre. 7. Aufl. Stuttgart: Schäffer-Poeschel Verlag.

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Weber, Jürgen (2018a). Definition: Material. In: Springer Gabler Verlag: Gabler Wirtschaftslexikon. URL: https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/material-37210/version-260653 [Stand: 09.11.2020].

Weber, Rainer (2018b). Zeitgemäße Materialwirtschaft mit Lagerhaltung. 12. Aufl. Stuttgart: UTB.

*Es handelt sich hierbei um das komplette Literaturverzeichnis aus der ursprünglichen Arbeit.